“In de serie ‘Ik vertrek naar Zweden’ vertellen Nina en Thomas hoe zij dit door middel van hun onderneming Acksjön Media hebben gedaan. In dit artikel gaan wij dieper in op het proces van het opstarten van een Zweeds bedrijf.”

Over Acksjön Media

In Nederland hadden wij, Nina en Thomas allebei een eenmanszaak. Deze bedrijven wilden we vanwege onze emigratie naar Zweden beëindigen om vervolgens samen één Zweeds bedrijf te starten. De werkzaamheden die we als zzp’ers uitvoerden, lagen in het verlengde van elkaar, dus we konden het werk mooi bundelen in een nieuw bedrijf: Acksjön Media. Het bedrijf richt zich op online marketing, redactie en (online) content.

Het bedrijf Acksjön Media is sinds mei 2021 geregistreerd in Zweden, maar we zijn per 1 oktober 2021 pas echt van start gegaan. Dit had vooral te maken met het personnummer dat we pas in september 2021 ontvingen. Tot die tijd kwamen onze inkomsten bij Thomas zijn Nederlandse bedrijf binnen.

Wat was de reden dat jullie een Zweeds bedrijf wilden opstarten?

We wilden een Zweeds bedrijf opstarten om onze inkomsten van Nederland naar Zweden te kunnen verplaatsen. We emigreerden naar Zweden en wilden dus alleen met de Zweedse belastingdienst Skatteverket te maken krijgen en niet meer (ook) met de Nederlandse belastingdienst. Ook wilden we het Zweedse bedrijf als basis voor de aanvraag van een personnummer gebruiken.

De registratie van het Zweedse bedrijf hebben we twee dagen voor aankomst in Zweden in gang gezet. Waarom? Omdat we de aanvraag wilden indienen nádat we ons Nederlandse koophuis hadden overgedragen aan de nieuwe eigenaren. Dit om eventueel gedoe (rondom een huis verkopen met winst) met Skatteverket te voorkomen. We wilden de bedrijfsregistratie wel zo snel mogelijk in gang zetten omdat we het wilden gebruiken bij de aanvraag voor een Zweeds personnummer. Het formulier voor de bedrijfsregistratie en de bijlagen hadden we in de weken daarvoor al voorbereid, dus alles lag klaar om meteen in te dienen.

We hebben de bedrijfsregistratie bij Bolagsverket ingediend en het aanvraagformulier gebruikt om een week later tevens een personnummer aan te vragen bij Skatteverket. We wilden niet wachten tot het bedrijf officieel rond was voordat we het personnummer in gang zetten omdat de wachttijd voor een personnummer erg lang was. We waren dus nog niet op wat voor manier dan ook geregistreerd in Zweden toen we de aanvraag voor het bedrijf deden.

Hoe verloopt de procedure van het opstarten van een Zweeds bedrijf zonder ‘personnummer’?

Om een Zweeds bedrijf op te starten moet je een aantal stappen doorlopen bij verschillende instanties: Bolagsverket en Skatteverket. Verder kom je waarschijnlijk ook terecht op de website van Verksamt, waar veel handige informatie te vinden is.

De keuze van de bedrijfsvorm

Op de website van Bolagsverket vind je alle informatie over de verschillende bedrijfsvormen waaruit je kunt kiezen. Op de website van Verksamt vind je ook veel informatie over een bedrijf opstarten.

Wij kozen voor de ondernemingsvorm ‘Handelsbolag’ omdat we met z’n tweeën een bedrijf startten. Hierdoor viel de bedrijfsvorm ‘eenmanszaak’ af.  Ook wilden we geen statuten schrijven, wat bij een ‘Aktiebolag‘ wel een vereiste is.

Bolagsverket voor bedrijfsregistratie

Om ons Zweedse bedrijf te registreren, vulden we het formulier ‘Nyregistrering | Registration of a new partnership’ in. Dit formulier kun je met een personnummer via de e-tjänst op Verksamt.se invullen. Wij hadden echter nog geen personnummer, dus we hebben het formulier per e-mail opgevraagd via Bolagsverket. Inmiddels staat het formulier wel op hun website.

Naast het formulier is het noodzakelijk om een gecertificeerde kopie van het paspoort mee te sturen, van iedere persoon die op het registratieformulier staat. Een gecertificeerde kopie van ons paspoort hadden wij in Nederland alvast geregeld bij burgerzaken in de gemeente waar we woonden.

Het ingevulde registratieformulier kun je voorzien van bijlagen uploaden bij Bolagsverket. Dit leek ons de snelste en makkelijkste manier, dus dat deden we! Zo kon de registratie niet zoekraken in de post en waren de documenten direct bij Bolagsverket.

De wachttijd voor bedrijfsregistratie bij Bolagsverket

Bolagsverket communiceert op de website wat de actuele wachttijden zijn voor o.a. de registratie van een bedrijf. Bij ons klopte deze wachttijd tot op de dag. We ontvingen een reactie per e-mail met het verzoek om de documenten alsnog per post op te sturen. De originele gecertificeerde kopieën van onze paspoorten wilde Bolagsverket hebben, een scan hiervan accepteerde de case manager niet.

Voor diegenen die een Zweeds bedrijf willen registeren zonder personnummer dus de tip om de documenten toch maar meteen per post in te dienen. Dan is de registratie snel geregeld.

Nadat we de documenten per post indienden, was de registratie snel rond. We ontvingen het registratiebewijs van ons bedrijf per e-mail. Stap 1 was gelukt! Maar hoe nu verder?

Registratie moms en F-Skatt bij Skatteverket

Nadat je bedrijf door Bolagsverket is geregistreerd, kun je door met regelen!

Als je bedrijf te maken krijgt met ‘moms’ (btw), F-Skatt en/of als je bedrijf een werkgever wordt, vul je bij Skatteverket een formulier in om dit aan te geven. Indien je nog niet over een personnummer beschikt, kun je een pdf downloaden en invullen. Het formulier heet SKV 4620. Je vult alleen de onderdelen in die op jouw nieuwe bedrijf van toepassing zijn. Wij hebben dit destijds voor de zekerheid voorgelegd aan een boekhouder omdat er wel heel veel Zweedse (belasting)termen op het formulier stonden.

Na enkele weken ontvingen we per e-mail van Skatteverket een uittreksel van de registratie van moms en F-Skatt. Voor F-Skatt ontvang je een nummer dat je vervolgens op elke factuur en op je bedrijfswebsite moet vermelden.

Registratie verklig huvudman bij Bolagsverket

Ook bij Bolagsverket ben je nog niet klaar als je een bedrijf geregistreerd hebt. Binnen vier weken willen zij namelijk weten wie de ‘verklig huvudman’ is/zijn van het bedrijf. Zonder personnummer is dit niet online te regelen, dus het formulier hiervoor moet per e-mail aangevraagd worden. Op de website van Bolagsverket staat het e-mailadres en informatie over de verklig huvudman vermeld.

Na het indienen van dit formulier ontvang je (wederom per e-mail) een bevestiging dat de verklig huvudman geregistreerd is/zijn.

Nog (steeds) geen personnummer, dan maar een samordningsnummer aanvragen?

Nadat dit allemaal rond is, kan het bedrijf echt starten! Alleen… hoe moet dat zonder personnummer? Bij Skatteverket moet je voor moms en F-Skatt namelijk wel een nummer hebben om de gegevens periodiek in te kunnen dienen.

Ons personnummer liet nog altijd op zich wachten, dus we namen contact op met de boekhouder. Die bevestigde dat we een nummer nodig hadden bij Skatteverket. Als ze geen personnummer wilden geven, dan hadden we een coördinatienummer (‘samordningsnummer’) nodig. Met een coördinatienummer kun je de belastingzaken voor je Zweedse bedrijf regelen. Ook kun je hiermee bijvoorbeeld een Zweedse auto op naam zetten, maar voor de meeste andere zaken heb je wel echt een personnummer nodig.

Geduld is een schone zaak

Ons geduld rondom de aanvraag van een personnummer werd flink op de proef gesteld, dus we besloten een aanvraag in te dienen voor een coördinatienummer. Anders liepen we alsnog vast met ons Zweedse bedrijf.

Volgens de website van Skatteverket wordt er automatisch een coördinatienummer aan je toegekend als je bedrijf voor F-Skatt geregistreerd is. Bij ons gebeurde er echter niets automatisch, dus we hebben ook hiervoor allebei een formulier ingevuld en ingediend. Formulier SKV 4402 van Skatteverket. In het veld voor ‘Other information’ beschreven we in het kort onze situatie en dat we een samordningsnummer nodig hadden.

De wachttijden voor een samordningsnummer waren ook flink, maar (lang) niet zo lang als die voor een personnummer. We stonden regelmatig aan de balie bij Skatteverket in Karlstad voor een update over onze personnummeraanvraag. Daar werd ons gezegd dat we inmiddels waarschijnlijk eerder een personnummer ontvingen dan dat de aanvraag voor het samordningsnummer in behandeling werd genomen. Toch dienden we de aanvraag in, want dat personnummer liet al een eeuwigheid op zich wachten.

Uiteindelijk ontvingen we vijf weken na aanvraag een samordningsnummer van Skatteverket. En een week later kregen we ein-de-lijk ons personnummer! Dat samordningsnummer was dus achteraf niet nodig geweest, maar die afdelingen van Skatteverket werken duidelijk niet samen.

De eisen en voorwaarden om toekenning van de registratie te krijgen

Je hebt niet heel veel nodig om een bedrijf te registreren in Zweden. Zo heb je geen plan van aanpak nodig en wordt er ook geen omzetberekening verlangd. Voor de aanvraag van een Zweeds bedrijf hadden we nog geen Zweedse bankrekening. We moesten namelijk nog een personnummer aanvragen. Voor de procedure om een bedrijf op te starten, werd bij ons echter nergens om een bankrekening gevraagd.

Wat je wel nodig hebt, is een korte beschrijving (in het Zweeds) van je bedrijfsactiviteiten. Dit wordt op verschillende formulieren gevraagd, dus het is handig om die alvast paraat te hebben. Tevens hebben we bij Skatteverket moeten aantonen dat we bij de Nederlandse belastingdienst geen schulden hebben.

Je hebt het bedrijf gebruikt om het Zweedse persoonsnummer aan te vragen. Het creëert de suggestie dat je dus ook zonder ‘personnummer’ in Zweden kunt wonen en een bedrijf mag hebben? Zou dat verstandig zijn?

Je kunt zonder personnummer in Zweden wonen en wel een Zweeds bedrijf opstarten en runnen. In dat geval krijg je van Skatteverket een samordningsnummer, zodat je wel belasting kunt betalen in Zweden.

Of het verstandig is? Daar kan ik niet over oordelen. De situatie kan zo ontstaan en dan is het waarschijnlijk goed leefbaar. Met de nodige workarounds kun je in Zweden ook zonder personnummer best wat voor elkaar krijgen. Het kost alleen vaak meer tijd en energie.

Is het mogelijk om met een Zweeds bedrijf afgewezen te worden bij de aanvraag van het ‘personnummer’?

Wij vroegen ons personnummer aan op basis van ons Zweedse bedrijf. Bij de aanvraag voor het personnummer is alleen de aanvraag of registratie van het bedrijf niet voldoende. Skatteverket verwacht een marketingplan waaruit blijkt dat je bedrijf wel serieus is. Wij hebben in het marketingplan de te verwachte omzet voor de komende jaren weergegeven. Ook hebben we vóór onze emigratie naar Zweden al de bedrijfswebsite gemaakt.

Ik kan me voorstellen dat Skatteverket een personnummer op basis van een Zweeds bedrijf kán afwijzen. Als er geen of een te summier marketingplan wordt ingediend zal de case manager van Skatteverket waarschijnlijk om extra informatie vragen. Als die alsnog wordt aangeleverd binnen de gestelde termijn van (meestal) 14 dagen, dan zal het personnummer worden toegekend. Wordt er geen aanvullende informatie verstrekt, dan kan Skatteverket de aanvraag voor een personnummer afwijzen. In dat geval kun je een nieuwe aanvraag indienen, voorzien van (nog) meer informatie.

Wat zijn de verzekeringstechnische voor- en nadelen van een bedrijf gekoppeld aan of zonder een ‘personnummer’?

Wij hebben zelf geen bedrijfsverzekeringen afgesloten, zoals bijvoorbeeld een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Voor ons woonhuis hebben we wel een opstal- en inboedelverzekering. Deze sloten we af toen we nog geen personnummer hadden. Een verzekering afsluiten zonder personnummer is mogelijk, alleen kost het wat extra moeite omdat je het niet eenvoudig online kunt regelen (wat met een personnummer wel kan).

Als je geen personnummer hebt, maar wel een samordningsnummer, dan is het afsluiten van een verzekering waarschijnlijk alweer een stuk makkelijker dan wanneer je nog helemaal geen Zweeds nummer bezit.

Moest je nog stappen ondernemen toen je het ‘personnummer’ kreeg toegewezen of werden alle overheidsgegevens van het bedrijf automatisch gekoppeld?

Het Zweedse bedrijf was al geregistreerd op ons adres toen we nog geen ‘personnummer’ hadden. Op het formulier van Bolagsverket vermeld je zelf het (bedrijfs)adres en dat wordt in het systeem opgenomen. Toen we een personnummer kregen, stond het bedrijf dus al goed geregistreerd.

Althans, op het juiste adres. Want toen we online de zakelijke belastingen wilden regelen, bleken we met ons personnummer geen toegang te hebben tot ons eigen bedrijf. We hebben contact gezocht met Skatteverket, maar die verwezen ons naar Bolagsverket. Daar konden we ons alsnog laten koppelen aan ons eigen bedrijf. Na een paar weken was deze koppeling ook bij Skatteverket doorgevoerd en konden we wel bij onze eigen (zakelijke) belastinggegevens.

Afgelopen zomer verhuisden we van Persberg naar Molkom. Bij die verhuizing hoefden we niets extra’s te regelen voor ons bedrijf. Een verhuizing naar een ander woonadres geef je door bij Skatteverket. Aangezien ons bedrijf inmiddels juist aan ons gekoppeld was, verhuisde Acksjön Media automatisch met ons mee.

Heb je enkele tips voor personen die een onderneming in Zweden willen starten?

Als je het Zweedse bedrijf wilt gebruiken als basis voor de aanvraag van een Zweeds personnummer is het handig om zo veel mogelijk vooraf voor te bereiden. Denk aan een bedrijfswebsite en een uitgebreid marketingplan.

Ook is het raadzaam om in Nederland alvast de benodigde documenten te verzamelen voordat je daadwerkelijk emigreert. Achteraf een document opvragen in Nederland kan altijd, maar kost vaak meer tijd vanuit Zweden. Het gaat hier bijvoorbeeld om een bewijs van de Nederlandse belastingdienst waaruit blijkt dat je geen belastingschulden hebt. En regel alvast gecertificeerde kopieën van je paspoort.

Een andere tip is om in Zweden een boekhouder in te schakelen die je kan helpen bij Zweedse belastingzaken en -aanvragen. Wij hebben in elk geval voor het eerste bedrijfsjaar een boekhouder gekozen die ons wegwijs kon maken in de (online) wereld van Skatteverket. Een boekhouder kost geld, maar als je het Zweeds nog niet goed beheerst en/of niet geheel thuis bent in de belastingwereld, dan is het echt een aanrader! En de boekhoudkosten mag je uiteraard gewoon aftrekken van de belasting.

Ook benieuwd hoe het nu met het Zweedse bedrijf Acksjön Media van Nina en Thomas gaat?

Acksjön Media draait momenteel op een laag pitje. Komende winter zullen we het werk weer wat meer oppakken, omdat er uiteraard weer inkomsten nodig zijn.

We zijn het afgelopen jaar vooral druk geweest met de begeleiding van de bouw van ons nieuwe huis en een vakantiehuis. Mocht je ook interesse hebben om te emigreren, dan is het wellicht leuk om voor korte óf voor langere tijd in Zweden te verblijven. Ons vakantiehuis leent zich hier uitstekend voor! Kijk voor meer informatie op: https://sjoochtrad.se/.